Zweckverband „Wasser- und Abwasser-Verband Hildburghausen“ (WAVH) Erklärung und Information zum Datenschutz

1. Allgemeines

Die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen in der EU vereinheitlicht werden. Dadurch soll der Schutz von personenbezogenen Daten innerhalb der EU insgesamt sichergestellt werden. Wir vom WAVH nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Erklärung und Information zum Datenschutz sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die von uns auf gesetzlicher und satzungsrechtlicher Grundlage oder kraft vertraglicher Vereinbarung zu erhebenden Daten. Das betrifft vornehmlich Angaben zur Person des Anschlussnehmers bzw. Kunden (Familienname und Vorname, Firmenbezeichnung, Adresse und Kundennummer) sowie Angaben über die direkt mit der Person bzw. der Firma in Zusammenhang stehenden Grundstücke und den dazu gehörenden Kundenanlagen für die Wasserversorgung und Grundstücksentwässerungsanlagen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Wasser- und Abwasser- Verband Hildburghausen, Birkenfelder Straße 16, 98646 Hildburghausen, Telefon: 03685 7947-0, E-Mail: info@wavh.de

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter den vorgenannten Kontaktdaten sowie unter f.gottstein@wavh.de.

3. Zwecke der Verarbeitung und Empfänger

3.1.Begründung und Erfüllung von satzungsrechtlich begründeten Ver- und/ oder Entsorgungsverhältnissen und von Verträgen

Der WAVH oder von uns beauftragte Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung des satzungsrechtlich begründeten und ausgestalteten Ver- und/oder Entsorgungsverhältnisses bzw. der vertraglichen Vereinbarung mit Ihnen. Zur Erfüllung des Ver- und/oder Entsorgungsverhältnisses sowie von Verträgen, zum Zwecke der Erhebung von Gebühren, Beiträgen und sonstigen Entgelten, der Abwicklung von Zahlungen sowie der Versendung von Schreiben, Verwaltungsakten, Grunddienstbarkeitsvereinbarungen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch an Dritte. Rechtsgrund für die Verarbeitung und Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist somit deren Verarbeitung zur Begründung und Erfüllung des Ver- und/oder Entsorgungsverhältnisses sowie zur Vertragserfüllung und –durchführung.

3.2. Sonstige Empfänger und Zwecke

Der WAVH lässt Serviceleistungen durch ausgewählte Dienstleister, insbesondere IT-Dienstleister, Druck- und Zustellungsdienstleister, Ingenieur- und Vermessungsbüros und Baubetriebe erbringen. Mit diesen Dienstleistern sind den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Datenschutzvereinbarungen zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen worden. Eine Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten findet ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt.
Weitere vom WAVH beauftragte Dienstleister können insbesondere Handwerks- und sonstige Fachbetriebe sein. Diese verarbeiten keine Personen bezogene Daten, die beim WAVH gespeichert sind.
Empfänger von personenbezogenen Daten können weiterhin Gerichte, Notare, Grundbuchämter und von uns beauftragte Rechtsanwälte sowie staatliche Behörden und Landkreis-, Stadt- und Gemeindeverwaltungen auf gesetzlicher Grundlage sein.
Personenbezogene Daten werden von uns nicht zu eigenen Werbezwecken verwendet und auch nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

4. Dauer der Speicherung und Löschung ihrer Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das satzungsrechtlich begründete Ver- und Entsorgungsverhältnis oder das Vertragsverhältnis mit Ihnen beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzliche Rechtfertigungsgrundlagen für die Speicherung mehr bestehen. Ihre Postanschrift nutzen wir ggf. für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist und soweit dies gesetzlich geboten ist. Bspw. können steuerrechtliche, aber auch satzungsrechtliche Aufbewahrungsfristen, entgegenstehen. Entfällt der Speicherzweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig gelöscht.

5. Ihre Rechte

5.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.

Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und an wen wir diese ggf. weitergegeben haben. Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen können Sie folgende weitere Rechte geltend machen: Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung für bestimmte Zwecke) sowie Datenübertragung.

5.2. Widerrufsrecht

Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit uns gegenüber widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf, bleibt von einem Widerruf unberührt.

5.3. Fragen oder Beschwerden

Sie haben das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Diese ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 900455, 99107 Erfurt.

Ihr Wasser-und Abwasser-Verband Hildburghausen

Regeln des WAVH zu Verfahren der elektronischen Kommunikation

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an Wasser- und Abwasser- Verband Hildburghausen (WAVH) ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

  1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der jeweils aktuellen Internetpräsentation sowie auf den zum jeweiligen Zeitpunkt verwendeten offiziellen Unterlagen des WAVH veröffentlichten E-Mail-Adressen. Mails an andere E-Mail-Adressen werden abgewiesen, wobei für die Zustellung einer technischen Fehlermeldung an den Absender keine Gewähr übernommen wird. Der Absender muss selbst tätig werden, um aktuell verfügbare Mail-Adressen zu verwenden.
  2. Der WAVH nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
    • Adobe Acrobat bis Version 10 (.pdf)
    • Rich Text Format (.rtf)
    • Microsoft Word ab Version 97 (.doc)
    • Microsoft Excel ab Version 97 (.xls)
    • Text-Formate (.txt)
    • Grafikformate: .jpg / .jpeg / .gif / .bmp / .tiff
    • Komprimierte, "nicht selbstentpackende (!)" Dateien (.zip / .rar)
  3. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.
  4. Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
  5. In E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
  6. Es wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass E-Mails auf Viren und Spam überprüft werden. E-Mails, die als Viren oder Spam klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet.
  7. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist (Viren, Spam, technische Probleme), erfolgt keine elektronische Rückinformation an den Absender. Es ist Angelegenheit des Absenders, bei Bedarf eine Bestätigung des korrekten E-Mail-Eingangs einzuholen.
  8. Unterlagen mit Inhalten, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, Mahnungen, Protokolle, Anträge, Angebote und Anzeigen werden ausschließlich in Schriftform entgegen genommen.
  9. Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen.
  10. Aus technischen und organisatorischen Gründen werden bis auf Widerruf keine E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur entgegen genommen. Ausnahmen sind individuell im Vorfeld abzustimmen.